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電子帳簿保存法対応の準備は始めていますか（朝日税理士法人だよりVol.219）

令和５年１２月３１日期限の宥恕措置が廃止となり令和６年１月１日より電子取引における電子データの保存が義務化されることになります。まだ準備がお済みでない方はそろそろ準備を始めませんか。

【義務化されるもの・義務化されないもの】

そもそも「電子帳簿等保存制度」とは、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書・請求書・決算書など」を紙ではなく電子データで保存する制度です。

大きく３つに内容が分けられておりますが、令和６年１月１日から電子データの保存が義務化されるのはこの以下３つのうち「①電子取引」のみです。

①電子取引【法人・個人事業者は対応が必要】

ＥＤＩ取引（電子データ交換）、インターネット取引、他社からデータで受領した領収書、請求書など、初めから紙が存在しない取引を「電子取引」と称し、その取引情報は電子データのまま保存しなければならなくなりました。

②スキャナ保存【希望者のみ】

他社から紙でもらった取引関係書類、又は自己が紙で作成した取引関係書類を、紙で保存する代わりにスマホやスキャナで読み取り電子データとして保存することができます。

③電子帳簿保存【希望者のみ】

自己がＰＣで作成した国税関係帳簿と決算関係書類、取引関係書類はプリントアウトして保存するのではなく、電子データのまま保存することができます。例えば、会計ソフトで作成した仕訳帳やエクセルなどで作成した請求書控などが対象です。

【電子データの保存にあたり・・・①電子取引の場合】

令和６年１月１日から義務化される電子取引に係る電子データの保存にあたっては、＜真実性＞と＜可視性＞それぞれの要件を満たす必要があります。

＜真実性＞以下のいずれかを行う必要があります

①タイムスタンプが付された取引情報を授受する

②取引情報を授受した後、速やかにタイムスタンプを付す

③電子データの訂正削除の記録が残る、又は訂正削除ができないシステムを利用する

④「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を備付け、その規定に沿った運用を行う

上記①·②はタイムスタンプ導入費用が発生しますし、③もシステム利用料等が発生するかと思います。まずは簡単にできて費用も抑えることができる④をお薦めします。

＜可視性＞以下全てを税務調査の際に確認できる状態にしておく必要性があります。

①パソコンや操作説明書等を備え付ける

②システム概要書を備え付ける（自社開発のプログラム等でデータ保存する場合）

③「日付・金額・取引先」で検索ができるなど、検索機能をもたせている

なお、上記③検索機能を不要とする措置もあります。

イ）取引情報を紙で出力し、日付・取引先ごとに整理された状態で提示・提出することができるようになっており、税務調査官からのダウンロードの求め（データのコピーを提供すること）に応じることができる場合

ロ）基準期間（２課税年度前）の売上高が５，０００万円以下で、税務調査官からのダウンロードの求めに応じることができる場合

【罰則規定】

もし電子帳簿保存法に違反した場合は、罰則が科される可能性があります。電子データの改ざんなどが発覚した場合は重加算税が１０％上乗せされます。そのほか、青色申告の承認が取り消される可能性や、違反内容によっては会社法に抵触し１００万円以下の過料が科せられる可能性もあります。

【新たな猶予措置】

直ぐには保存要件に沿った保存ができない事業者も少なくありません。このような事業者が直ちに法律違反にならずにすむ猶予措置が整備されています。

ただし、あくまでも猶予措置であり義務化が延長されたわけではありませんので、電帳法への対処を早めにしましょう。

本号では、令和６年１月１日から義務化される「電子取引」に焦点を絞って解説いたしました。希望者のみとされている「スキャナ保存」や「電子帳簿保存」の導入を検討される方は、弊社担当者までお気軽にご相談ください。

（文責：逗子事務所　片山晴夫）